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Pourquoi intégrer un intranet ou un Réseau Social d’Entreprise (RSE) pour votre entreprise

Clément a publié cet article le dans la catégorie Site web
Intranet / Extranet

Apparus en 2008, les solutions de réseaux sociaux d’entreprise gagnent en maturité. Créé au départ pour les grands comptes ou encore des organisations publiques, le RSE est maintenant largement accessible et surtout très utile (voir nécessaire) pour les TPE/PME.

Les fonctionnalités proposées par les solutions de réseaux sociaux d’entreprise sont particulièrement étendues. Parmi les principales, on retiendra notamment la gestion de contacts et de profils en interne, la constitution de groupes associé à une messagerie type mail et instantanée, la gestion d’actualités, un moteur de recherche et des outils de partages.

Avant de voir plus en détails quelles sont les fonctionnalités, définissons d’abord les notions d’Intranet et d’Extranet :

Définition de l’intranet

Très utile pour communiquer en interne et échanger des ressources, un intranet est un réseau privé accessible uniquement en interne (donc uniquement au travail, d’où le préfixe “Intra”). Un intranet est  basé sur une infrastructure assez semblable à celle d’internet réduite aux besoins de l’entreprise et dont les accès sont limités au personnel de l’entreprise.

Définition de l’extranet

Un site extranet est ni plus ni moins un intranet accessible de n’importe où. Un extranet permet également de compartimenter le contenu pour en restreindre l’accès aux personnes concernées. Ainsi, grâce à la mise en place d’une politique de droits adéquate, on peut définir précisément quel contenu sera visible pour chaque utilisateur de l’intranet. Cela permet en outre d’avoir accès à ses ressources et à ses outils de n’importe quelle poste et de n’importe quel lieux pourvu d’une connexion. On peut le qualifier de social quand ses fonctionnalités comporte la notions de profils en interne (avec constitution de groupes associé à une messagerie type mail et instantanée, la gestion d’actualités, un moteur de recherche et des outils de partages.

Nous préconisons bien évidemment l’utilisation d’un extranet comme réseau social d’entreprise qui convient mieux aux besoins de la majorité des entreprises qui ont besoins d’accéder en permanence (et donc en dehors de leurs locaux) à leurs ressources et/ou dont les collaborateurs sont amenés à être mobile. Un intranet convient mieux à une société ayant de fortes contraintes de sécurité et des collaborateurs peu mobiles.

Voici quelques unes des fonctionnalités que l’on peut attendre d’un réseau social d’entreprise :

  • Communiquer en interne : diffuser des actualités, informer les collaborateurs, diffuser des petites annonces, mettre en place une boîte à idée, gérer un forum, créer des listes de diffusion (CE, événements…), proposer une messagerie instantanée….
  • Partage et stockage centralisé de documents techniques, commerciaux, administratifs, factures, devis…
  • Annuaire du personnel, annuaire des prestataires, gestionnaire de contacts
  • Echange de données facilitée entre collaborateurs
  • Moteur de recherche internet pour documents, articles, collaborateurs…
  • Outils de vidéos conférences
  • Ressources externes : presentations, plaquettes, fiches techniques…

Il est aussi possible d’associer des fonctionnalités administratives, marketing et comptables

  • Gestion des ressources humaines
  • Suivi comptable et pré-compta
  • Devis / facturation
  • Suivi d’affaire
  • Outils CRM
  • Gestion de projets

Le réseau social d’entreprise ou extranet social est donc un outil social important pour faire évoluer l’environnement de votre entreprise vers plus de mobilité, plus de plaisirs pour les collaborateurs, plus d’outils pour favoriser les interactions et les échanges, pour optimiser aussi la gestion documentaire et leur stockage.

Nous proposons des solutions particulièrement abordables et adaptées aux TPE / PME, n’hésitez pas à nous contacter